Traitement des documents et paiement des factures

Fonctionnalité GED avancée en option

Vous avez pris la décision de numériser tous vos documents ? Vous souhaiteriez également ne plus manipuler les documents papiers une fois numérisés ? Optez pour cette option afin de vous faire gagner un temps considérable :

  • scannez en une fois de multiples documents à l'aide d'intercalaires à insérer entre chaque document
  • envoyez le résultat au format PDF en une seule fois à Proxima et il se chargera de séparer les documents
  • une reconnaissance de caractère se fera sur la 1ere page de chaque document afin de retrouver le nom du protégé et classer le document automatiquement dans son dossier
  • indexez le document plus précisément si nécessaire (nom, contrat, nature précise...)
  • le document aura alors un statut "non-traité" et sera affecté soit au MJPM, à l'assistant administratif ou au comptable
  • vous aurez alors une bannette virtuelle de tous vos documents à traiter
  • répondez par courrier à m'émetteur, payez par virement la facture (qui restera attachée au débit en banque) ou prenez juste note du courrier puis indiquez le document comme traité

Si vous êtes en déplacement, utilisez votre smartphone ou votre tablette : ouvrez une application de scan PDF, prenez une photo des documents et envoyez-les à Proxima. Ils suivront alors le même traitement qu'indiqué ci-dessus.

Stockage et consultation

Vos documents sont stockés aussi longtemps que vous le souhaitez (et que vous êtes abonnés).
Vous sécurisez ainsi vos archives et vous êtes en mesure d'y avoir accès à tout moment et très rapidement, et de les reconstituer en cas de sinistre dans vos bureaux : dégâts des eaux, incendie, etc.

Numérisation et classement

Pour numériser vos documents, nous vous conseillons d'utiliser un scanner dédié ou une imprimante multi-fonctions doté d'un chargeur de documents. Nous pourrons vous conseiller quelques appareils de référence si vous le souhaitez.

Chargez vos documents dans les dossiers de vos protégés et un assistant de classement vous permettra de les classer rapidement et précisément. Majeur protégé, Contrat, Interlocuteur, Bien, date, nature, etc. : grâce à ces critères de classement votre document sera intégré dans chaque contexte utile. Il contribuera à construire la vision à 360°, exclusivité de Proxima.