Mobilité et GED

Un des gros avantage de Proxima est la mobilité qu'il permet. Comme il est sur le web, je peux consulter de manière précise mes dossier en rendez-vous par exemple. J'ai alors une vision claire de la situation de la personne, des mouvements comptables et des différents contrats. Sur tablette, on peut facilement adapter et personnaliser les documents.

Par exemple, en visite chez un protégé sous curatelle, je peux en temps réel taper un courrier, faire une demande de prélèvement sur l'épargne, et faire signer dans la foulée le majeur, puis cosigner moi-même. J'obtiens alors un document extrêmement professionnel dactylographié, que je peux aussi charger immédiatement dans la GED. Je peux enclencher l'envoi du courrier avec un simple « click to mail », et toute ma démarche a été faite très rapidement, sur place.

On peut accéder au dossier à tout moment à distance, pour régler un problème urgent en déplacement. Cela offre une facilité de mobilité pour le professionnel qui peut réagir à tout moment, de n'importe où.

Le cabinet utilise la GED depuis 2 ans. C’est un investissement que je préconise de faire dès le démarrage. J'ai fait le choix de numériser tout flux entrant et tout flux sortant. Chaque matin un de mes collaborateur ouvre le courrier puis le numérise. Proxima permet de faire cela rapidement grâce aux intercalaires et à la reconnaissance semi-automatique.  Grâce à la GED, on a un classement très fin, par type de contrat. On peut traiter le document numérisé en PDF tout de suite, qui est daté et tracé, on peut ainsi le retrouver très facilement, et retracer un historique très précis si besoin. Je pense que la traçabilité est essentielle, pour notre sécurité juridique, et notre tranquillité psychologique.

Et le taux d'erreur et de non identification est très bas. C'est un outil très fiable, très réactif, qui nécessite une organisation et un temps dédié journalier, mais qui apporte finalement un gain de temps appréciable.

Olivier G, MJPM